O que é um Formulário de Intake?
Um formulário de entrada de projeto é um documento questionário usado por agências de marketing para integrar de maneira eficaz e eficiente um novo projeto de cliente. O formulário de entrada contém uma série de perguntas relacionadas tanto ao cliente e aos detalhes do projeto. Por essa razão, um formulário de entrada de projeto é a opção preferida para novos projetos onde a relação de trabalho é baseada em projeto ou baseada em tempo.
Para clientes com contrato de retentiva mensal, tipicamente um briefing de projeto / briefing do cliente seria utilizado no lugar de um formulário de início de projeto, já que a maior parte das informações básicas do cliente já é conhecida e os detalhes requeridos são muito mais específicos para o projeto.
Benefícios dos Formulários de Solicitação de Projeto para Agências
Agências digitais de sucesso dependem de processos otimizados. Quanto mais desses processos a agência tiver como base, mais fácil será escalar e crescer a agência. O principal benefício de um formulário de entrada de projeto é garantir que cada novo projeto de cliente tenha um bom início com um processo formalizado desde o dia 1. O objetivo do formulário de entrada é facilitar a transferência eficiente de informações do projeto do cliente para a agência.
Em resumo, o formulário de recebimento de projeto ajuda a preparar o novo projeto para o sucesso. Mas há vários outros benefícios tanto para a agência quanto para o cliente também:
1. Coloca todos na mesma página, literalmente!
Às vezes, pode haver vários stakeholders envolvidos do lado do cliente. Para prevenir a má comunicação ou desalinhamento de objetivos, é sempre bom usar documentação para capturar todos os detalhes do projeto em um único lugar e obter a concordância de todos os stakeholders.
O formulário de entrada do projeto ajuda a facilitar a clareza ao definir o objetivo, as entregas e ajuda a estabelecer expectativas, especialmente em torno do escopo do trabalho. Isso, é claro, ajuda a evitar o aumento de escopo, que é algo que pode acontecer quando não há documentação em vigor.
2. Define o padrão para trabalhar juntos
A relação entre cliente e agência tem mais chances de funcionar se a documentação estiver no centro de cada processo. Um formulário de entrada de projeto ajuda a manter um rastro de auditoria entre você e o cliente. Caso as coisas deem errado mais adiante, o formulário de entrada de projeto ajuda a apoiar o seu lado da história, uma vez que é preenchido pelo cliente e detalha as expectativas dele. Também deve ser notado que documentações como essa ajudam a construir confiança e mostram que você sabe o que está fazendo.
3. Cria eficiência de fluxo de trabalho
Economizar tempo (tanto do lado da agência quanto do cliente) como um grande benefício de usar um formulário de entrada de projeto. Mas não apenas isso, o formulário pode fazer parte de uma série de automações para tornar seu fluxo de trabalho ainda mais eficiente. Por exemplo, as entradas do formulário podem ser enviadas diretamente para uma ferramenta de gerenciamento de projetos e podem ser usadas para criar automaticamente tarefas para a equipe ou configurar estruturas de projeto.
4. Ajuda a construir uma cultura organizacional em torno de processos sólidos
O processo de formulário de entrada de projeto deve ser um dos muitos que sua agência usa para garantir operações diárias tranquilas. Como cobrimos em artigos anteriores como Como Iniciar uma Agência de Marketing Digital, definir claramente os processos da sua agência é chave para administrar um negócio de sucesso. Fazer isso garante que sua agência possa crescer e escalar porque você construiu processos consistentes em projetos de clientes.
5. Evita o vai e vem de emails
A comunicação é fundamental para qualquer relação entre cliente e agência. O formulário de recebimento de projeto pode ajudar a evitar e-mails redundantes e impedir que detalhes se percam em longas cadeias de e-mails. Ele também previne a temida situação em que o cliente acidentalmente clica em 'responder' a um e-mail em vez de 'responder a todos' e lacunas de informação começam a aparecer dentro da equipe do projeto.
Processo Típico de Formulário de Intake de Projeto
O formulário de entrada do projeto geralmente representa uma parte de um processo de entrada de novo cliente de 3 ou 4 partes. Dependendo do tipo (e tamanho) da sua agência, o processo de entrada (ou integração) de novo cliente pode parecer algo assim:
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- Contato inicial: cliente em potencial encontra seu site em uma pesquisa no Google, preenche seu formulário de contato, envia um e-mail ou entra em contato de alguma outra forma
- Formulário de recebimento de projeto: cliente em potencial preenche o seu formulário de recebimento de projeto
- Proposta (ou apresentação): você pode enviar a proposta para o cliente ou apresentá-la pessoalmente ou pelo Zoom
- Reunião de abertura: o cliente aceita sua proposta e uma reunião presencial ou chamada inicia formalmente o projeto
- Contrato ou Declaração de Trabalho (SoW) assinado: isso pode ser assinado durante ou até mesmo antes da reunião de início
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O que incluir no seu Formulário de Solicitação de Projeto
O formulário de entrada do projeto deve ajudá-lo a capturar todas as informações necessárias para entender o escopo do projeto. Portanto, faz sentido que o formulário faça perguntas específicas sobre o que o projeto envolve.
Isso precisará ser ajustado com base no tipo de projeto (por exemplo: projeto de SEO, projeto de redação de conteúdo, projeto de estratégia de mídia social, etc), mas os seguintes tipos de perguntas ajudarão você a capturar a maioria dos requisitos gerais:
Detalhes do cliente
- Nome do cliente
- Pessoas de contato (stakeholders)
- Detalhes de contato (telefone, email, site)
Detalhes do projeto
- Objetivo do projeto ou metas
- Descrição escrita de alto nível do projeto
- Tipo de projeto / Serviços necessários
- Datas de início & término, marcos e prioridades
- UVPs (Proposta de Valor Único)
- Detalhes do concorrente
Detalhes do Público-Alvo (se aplicável)
- Personas do público-alvo
- Demografia / geografias do público-alvo
- Dados de valor do cliente
Orçamento
- Faixa de orçamento do projeto
- Faixa de pagamento mensal (se aplicável)
Como Construir e Automatizar um Formulário de Solicitação de Projeto
À medida que os clientes preenchem seus formulários de entrada de projeto, você provavelmente verá benefícios na automação do processamento desses dados. De fato, a maioria das agências digitais automatiza a coleta de dados para economizar tempo. Os exemplos no final deste artigo de agências digitais destacam todos o aspecto da automação dessa coleta de dados e como eles a alcançaram.
Quando se trata de criar seu primeiro formulário de recebimento de projetos, um lugar simples (e gratuito) para começar é o Google Forms. Isso porque as respostas são automaticamente coletadas no Google Sheets, então não há necessidade de inserir dados manualmente.
Contudo, quando se trata de iniciar projetos com clientes, normalmente você usaria algum tipo de ferramenta de gerenciamento de projetos para configurar o projeto geral, atribuir tarefas, acompanhar datas e monitorar o progresso.
Assim como o Google Forms, uma maneira simples (e gratuita) de começar é com um quadro kanban como o do Trello. Então, quando alguém envia o formulário, os dados são criados como um novo cartão em um quadro do Trello. Essa automação é alcançada usando o Zapier entre o Google Forms e o Trello:
Mas se você precisar de mais escala e tiver ultrapassado o Trello, precisará recorrer a uma ferramenta de gerenciamento de projetos dedicada (como o Asana mostrado abaixo). O benefício desses tipos de ferramentas é que elas são completas e incluem coisas como construtores de formulários integrados, que permitem criar um formulário de questionário simples. Os dados do formulário são então automaticamente enviados diretamente para a ferramenta de gerenciamento de projetos quando são submetidos.
Ainda pode haver uma necessidade para o Zapier. Outras agências digitais usam ferramentas de automação de dados como o Zapier para recuperar dados de formulários enviados a partir de construtores de formulários personalizados e inseri-los em ferramentas de gerenciamento de projetos também. De qualquer forma, o resultado é o mesmo. Alcançar a automação ajudará você a economizar tempo no geral.
Baixe o Modelo de Formulário de Solicitação de Projeto em Word DOCX
Baixe o modelo do Word e use isso como base para o seu próprio formulário de entrada de projetos da agência:
Exemplos de Formulários de Solicitação de Projetos de Agências Digitais
Falamos com algumas agências de marketing digital sobre seus formulários de entrada de projetos, como eles os utilizam e como os formulários estão agregando valor tanto para o cliente quanto para a agência:
Use as Escadas
Take the Stairs é uma agência de marketing digital e geração de leads localizada em Nashville, TN. Eles são especializados em executar campanhas de geração de leads para dentistas e negócios de spa médico.
Adam Carbonneau é o Fundador e Diretor Executivo da Take the Stairs. Adam diz que os formulários de captação de projetos são um pré-requisito para cada campanha de geração de leads que eles realizam para os clientes.
Estes formulários permitem que a agência colete uma grande quantidade de critérios de vendas do cliente e garanta que eles atinjam com precisão os prospects ideais do cliente. Tecnicamente, o formulário é construído no Gravity Forms e usa o Zapier para enviar os dados para o ClickUp, que a agência usa para gerenciar seu pipeline de projetos.
Um exemplo de Formulário de Intake do Projeto Take the Stairs
Adam diz que a ideia de usar um formulário de entrada de projeto veio do modelo de vendas ABM (Account Based Marketing).
"Nossas campanhas de geração de leads utilizam o poder do banco de dados do LinkedIn Sales Navigator. Nós coletamos dados de leads baseados nos critérios de vendas dos nossos clientes para descobrir de 400 a 1500 dos seus prospects mais qualificados."
A agência então prepara as listas e realiza atividades de enriquecimento de dados antes de usar o Matched Audiences do LinkedIn para ganhar reconhecimento da marca antes de lançar uma campanha de prospecção fria que visa ensinar aos seus prospects ideais algo novo sobre a indústria deles - ao invés de ser altamente voltado para vendas.
Uma vez que os potenciais clientes se interessam pelos serviços da agência, o formulário de recebimento de projeto é utilizado para entender os detalhes sobre o que o cliente deseja alcançar:
"Em vez de ter uma reunião de 3 horas, permitimos que nossos clientes preencham nosso formulário de critérios de vendas no tempo livre deles. Após o envio do formulário, tickets internos são automaticamente criados dentro da nossa ferramenta de gerenciamento de projetos e nosso Gerente de Projetos é notificado de que o cliente está pronto para começar."
Creative Click Media
Creative Click Media é uma agência de marketing digital completa em New Jersey focada em marketing criativo, design e desenvolvimento de web.
Adam Binder é o Fundador da agência e nos contou que eles recentemente lançaram um novo formulário de recebimento de projetos online especificamente para projetos de SEO.
O formulário é dividido em sete categorias que cobrem os detalhes do cliente, empresa, público, clientes, concorrentes e objetivos.
"O propósito deste formulário de admissão é duplo: obter informações sobre o negócio e obter informações sobre os objetivos e expectativas do cliente para sua campanha."
Adam diz que o formulário também é sobre colocar a agência em vantagem desde o dia 1. Ter as informações em mãos permite que sua equipe realize uma pesquisa preliminar, o que leva a uma chamada de lançamento inicial mais produtiva e acionável. Ao obter uma vantagem inicial na compreensão do negócio e dos objetivos do cliente, a Creative Click Media pode desenvolver uma estratégia de marketing digital mais direcionada e eficaz desde o início.
Formulário de Integração de Projeto SEO da Creative Click Media
Um aspecto único do formulário de entrada de projetos da Creative Click Media é o tom de voz. Adam diz que para o cliente, responder a tantas perguntas importantes de uma só vez pode ser intimidador e avassalador. Para equilibrar isso, eles tornaram seu formulário colorido e com GIFs populares inseridos entre as seções.
Isso ajuda a trazer um pouco de humor e intriga para uma tarefa de outra forma monótona, enquanto destaca o lado divertido da cultura da empresa.
Estratosfera
Stratosphere, com sede em Irvine, CA, é uma agência de marketing digital especialista para clientes no segmento de Seguros.
Casey Preston é o Fundador & CRO da agência e utiliza formulários de entrada de projetos para proporcionar uma melhor experiência de integração para seus clientes e otimizar seu fluxo de trabalho. Eles também obtêm outros benefícios.
Casey diz que o formulário atua como um degrau para a seleção do projeto certo. Eles enviam o formulário para os clientes na fase de pré-colaboração, com a esperança de encontrar um grupo comum para concordar.
Baixe o Formulário de Início de Projeto da Stratosphere
Quando o cliente envia este formulário, os dados são inseridos na ferramenta proprietária de gerenciamento de projetos da agência e usados como base para estabelecer as etapas do ciclo de vida do projeto. Casey diz que o formulário de entrada evoluiu ao longo dos anos de um formulário básico de informações do cliente para um documento mais detalhado centrado no projeto.
Para a equipe da Stratosphere, esses formulários fornecem mais do que apenas eficiências de fluxo de trabalho, mas na verdade ajudam a construir inteligência de mercado. Os dados capturados também fornecem tendências sobre faixas de orçamento, segmentos de mercado alvo, UVPs (Proposições de Valor Único) e panoramas de concorrentes. Isso é ainda mais importante, dado que a agência opera em um nicho único: Seguros.
"À medida que continuamos a expandir nossa cobertura dos segmentos da indústria e adicionamos mais serviços de marketing digital às nossas asas, estaremos fazendo mais modificações no nosso formulário de captação de projetos, conforme necessário, para alcançar os objetivos da nossa agência"
Venture Kite
Não apenas os formulários de entrada de projeto são populares para agências, mas também para empresas que operam sub-marcas. Venture Kite é uma dessas empresas com um portfólio de diferentes sites. O grupo possui processos semelhantes aos de agências e usa formulários de entrada de projeto internamente.
Nadav Harari é o Chefe de SEO na Venture Kite e gerencia projetos de marketing digital em todo o seu portfólio. Nadav diz que eles têm um fluxo constante de novos projetos e atualizações sendo lançados regularmente.
"Integramos o formulário de entrada de projetos da Asana para nos ajudar a gerenciar solicitações de forma eficiente dos proprietários de produtos e diversos departamentos."
Cada proprietário de produto dentro do grupo Venture Kite envia uma tarefa usando o formulário e descreve o projeto, bem como prioridade, data de entrega e anexos.
Esses formulários são então processados através do fluxo de trabalho centralizado do Asana e divididos em tarefas relevantes com prioridades de produção gerenciadas semanalmente pelo gerente de projetos e pelo gerente geral da Venture Kite.
Próximos Passos
Não se esqueça de baixar o modelo de Formulário de Intake de Projeto da Agência no formato Microsoft Word DOCX. Ele é completamente editável, permitindo que você personalize as perguntas e o formato para o seu nicho específico ou oferta de serviço. Conte-nos como foi, adoraríamos ouvir de você no Twitter @seoptimer.
